BaFin: Einscannen erfüllt Aufzeichnungspflicht gemäß GwG

05. November 2014 | Die BaFin hat am 26. September 2014 ein neues Rundschreiben (7/2014 GW) in Sachen Geldwäschegesetz (GwG) veröffentlicht.

Danach erfüllt das Einscannen eines zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments oder von zur Überprüfung der Identität vorgelegten oder herangezogenen Unterlagen die Pflicht zur Aufzeichnung der darin enthaltenen Angaben gemäß § 8 Absatz 1 Satz 3 GwG. Das Einscannen eines Dokuments kann demnach der Erstellung einer Kopie gleichgestellt werden.

Hintergrund der Klarstellung im Rundschreiben ist die Zunahme des Einsatzes neuer technischer Verfahren. Bei der Aufbewahrung der auf diesem Wege gespeicherten Daten, haben die Verpflichteten nach § 8 GwG angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. Das heißt, die Aufzeichnungen können als Wiedergaben auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern gespeichert werden. Die gespeicherten Daten müssen mit den festgestellten Angaben übereinstimmen und während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Die Aufzeichnungen nach Absatz 1 und sonstige Belege über Geschäftsbeziehungen und Transaktionen sind unbeschadet anderer gesetzlicher Bestimmungen mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Von der Erleichterung profitieren nicht nur die von der BaFin beaufsichtigten Unternehmen wie Finanzdienstleistungsinstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften i.S.d. KAGB und Zahlungsinstitute i.S.d. ZAG, sondern alle nach dem GwG Identifizierungspflichtigen wie Anbieter von Kommanditanteilen oder Versicherungsvermittler.